Análisis y diseño de sistemas

 Durante mucho tiempo, las organizaciones han reconocido la importancia de administrar

recursos clave como las personas y la materia prima. Actualmente, la información ha

encontrado su lugar apropiado como recurso clave. Los responsables de la toma de

decisiones por fin comprenden que la información no es sólo un producto derivado de las

operaciones comerciales, sino que además provee impulso a las empresas y puede

constituir el factor decisivo para determinar el éxito o el fracaso de un negocio pequeño,

mediano o grande.

Para maximizar la utilidad de la información, una empresa debe administrarla en forma

apropiada, de la misma manera en que administra los demás recursos. Los analistas

necesitan comprender que hay costos asociados con la producción, distribución,

seguridad, el almacenamiento y la recuperación de toda información. Aunque la

información está a nuestro alrededor no es gratuita y no debemos dar por hecho su uso

estratégico para poner a una empresa en una posición competitiva.

El hecho de que las computadoras se puedan conectar de manera rápida y sencilla a una

red, aunado a la capacidad de acceder a Internet, ha creado una explosión de información

en la sociedad en general, y en los negocios en particular. El proceso de administrar la

información generada por computadora se aleja de manera considerable del proceso de

manejar los datos producidos en forma manual; por lo general debemos administrar una

mayor cantidad de información haciendo uso de una computadora y de bases de datos,

recordando para ello, los tipos básicos de sistemas de computación que un analista debe

conocer.

Conceptos preliminares del análisis y diseño de sistemas

El análisis y diseño de sistemas de información consiste en investigar sistemas y

necesidades actuales para proponer sistemas mejores. Por brevedad, suele decirse

análisis de sistemas.

Sistemas de información. Son sistemas que procesan datos para producir información. Los

datos son las entradas y la información la salida. Pueden ser manuales, cuando no hay

intervención de computadoras, o computarizados.

Componentes de los sistemas de información. Son personas, datos, soportes de datos,

máquinas, procedimientos, programas, controles, formularios, reglamentaciones, etc.

Toda organización tiene sistemas de información que se inserta y conecta en las

estructuras administrativas del mismo modo que los nervios en el cuerpo.

Análisis. Consiste en recolectar e interpretar hechos sobre el sistema actual y las

necesidades de información actuales y previsibles en el futuro, para detectar:

● Lo que está bien

● Lo que está mal

● Lo que sobra

● Lo que falta

Diseño. Consiste en planear y desarrollar un nuevo sistema que soluciones los problemas

detectados en el sistema actual y los supere ventajosamente. El nuevo sistema puede

limitarse a remendar el sistema actual, pero también puede ser un cambio de grandes

dimensiones.

Investigación. Es el proceso utilizado por la ciencia y la tecnología para adquirir

conocimiento, formular hipótesis, probarlas o rechazarlas. Es un proceso porque consta

de una serie de etapas.

Una vez revisados los conceptos preliminares del análisis y diseño de sistemas,

procedamos a revisar porque es importante y tan útil al momento de desarrollar un

sistema de información.

Necesidad del análisis y diseño de sistemas

El análisis y diseño de sistemas que los analistas de sistemas deben llevar a cabo busca

comprender qué necesitan los humanos para analizar la entrada de datos de manera

sistemática, procesar o transformar los datos, almacenarlos y producir información en el

contexto de una organización específica (reportes o consultas). Mediante un análisis

detallado, los analistas buscan identificar y resolver los problemas correctos. Además, el

análisis y diseño de sistemas se utiliza para analizar, diseñar e implementar las mejoras

en el apoyo para los usuarios y las funciones de negocios que se puedan llevar a cabo

mediante el uso de sistemas de información.

Si un sistema se pone en marcha sin una planificación apropiada, a menudo los usuarios

quedan muy insatisfechos y dejan de usar el sistema. El análisis y diseño añade estructura

a los sistemas, y constituye una actividad costosa que de otra manera se realizaría al azar.

Se puede considerar como una serie de procesos que se llevan a cabo en forma

sistemática para mejorar una empresa mediante el uso de sistemas de información

computarizados. El análisis y diseño de sistemas implica trabajar con los usuarios actuales

y eventuales de los sistemas de información para ofrecerles soporte en su empleo de las

tecnologías en un entorno organizacional.

La participación del usuario en el proyecto de sistemas es imprescindible para el

desarrollo exitoso de los sistemas de información computarizados. Los analistas de

sistemas son el otro componente esencial para desarrollar sistemas de información útiles.

Los usuarios avanzan al primer plano a medida que los equipos de desarrollo de software

se internacionalizan más en cuanto a su composición. Esto significa que hay más énfasis

en trabajar con los usuarios de software; en realizar un análisis de su empresa, sus

problemas y objetivos, y en comunicar el análisis y diseño del sistema planificado a todos

los involucrados.

Determinación de los requerimientos de información del factor humano

La siguiente fase a la que entra el analista es determinar las necesidades de los usuarios

involucrados, mediante el uso de varias herramientas, para comprender la forma en que

interactúan en el contexto laboral con sus sistemas de información actuales. El analista

utilizará métodos interactivos como entrevistas, muestreos e investigación de datos duros,

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además de los cuestionarios y los métodos discretos, como observar el comportamiento

de los encargados al tomar las decisiones y sus entornos de oficina, y los métodos

integrales como la creación de prototipos.

El analista utilizará estos métodos para plantear y responder muchas preguntas

relacionadas con la interacción humano-computadora (HCI), incluyendo preguntas tales

como: “¿Cuáles son las fortalezas y limitaciones físicas de los usuarios?”, o dicho en otras

palabras, “¿qué hay que hacer para que el sistema sea perceptible, legible y seguro?”,

“¿cómo puede diseñarse el nuevo sistema para que sea fácil de usar, aprender y recordar?”,

“¿cómo puede el sistema ser agradable o incluso divertido de usar?”, “¿cómo puede el

sistema apoyar las tareas laborales individuales de un usuario y buscar nuevas formas de

hacerlas más productivas?”.

En la fase de requerimientos de un sistema de información, el analista se esfuerza por

comprender qué información requieren los usuarios para realizar sus trabajos. En este

punto el analista examina cómo hacer que el sistema sea útil para las personas

involucradas. Ante ello, el analista de sistemas debe plantearse las siguientes preguntas:

● ¿Cómo puede el sistema ofrecer un mejor apoyo para las tareas individuales que

se deben llevar a cabo?

● ¿Qué nuevas tareas habilita el nuevo sistema que los usuarios no podían realizar

sin él?

● ¿Cómo se puede crear el sistema de manera que extienda las capacidades de un

usuario más allá de lo provisto por el sistema anterior?

● ¿Cómo puede el analista crear un sistema amigable para los trabajadores?

Las personas involucradas en esta fase son los analistas y los usuarios, por lo general los

gerentes y los trabajadores de operaciones. El analista de sistemas debe conocer los

detalles sobre las funciones del sistema actual:

● el quién (las personas involucradas)

● el qué (la actividad de la empresa)

● el dónde (el entorno en el que se lleva a cabo el trabajo)